Kebijakan Privasi

1. Ruang lingkup

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana PT Zense Works (nama resmi menunggu pengesahan AHU) ("Zense Works", "Kami") memproses data pribadi melalui situs www.zenseworks.id, panel pelanggan panel.zenseworks.id, serta layanan LPK Pro, LPK Web, dan LPK Max ("Layanan"), sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP").

2. Peran kami

1. 2.1
   Sebagai Pengendali Data — atas data pengunjung situs yang mengisi formulir (permintaan demo, pesan kontak) dan data akun pelanggan (nama dan kontak Owner serta User, data penagihan lembaga).
2. 2.2
   Sebagai Prosesor Data — atas Data Kandidat (calon peserta, siswa, alumni, calon pekerja migran) yang diinput LPK ke Layanan atau masuk lewat formulir Landing Page/website LPK. Untuk data ini, LPK adalah Pengendali Data. Kami memprosesnya hanya atas instruksi LPK sebagaimana diatur dalam DPA.
3. 2.3
   Bila Anda calon siswa atau siswa sebuah LPK dan ingin mengakses, memperbaiki, atau menghapus data Anda, hubungi LPK tersebut terlebih dahulu. Kami membantu LPK memenuhi permintaan Anda sepanjang secara teknis memungkinkan.

3. Data yang kami kumpulkan

4. Tujuan dan dasar pemrosesan

• Menanggapi permintaan Anda (demo, pertanyaan) — berdasarkan persetujuan yang Anda berikan saat mengirim formulir.
• Menyediakan Layanan dan dukungan, termasuk onboarding dan migrasi data — berdasarkan pelaksanaan perjanjian berlangganan.
• Penagihan dan pembukuan — berdasarkan perjanjian dan kewajiban hukum perpajakan.
• Keamanan dan ketersediaan Layanan, termasuk pemantauan otomatis — berdasarkan kepentingan yang sah. Alat pemantauan berbasis AI hanya menerima data teknis dan agregat, bukan Data Kandidat, kecuali LPK memberi persetujuan tertulis.
• Analitik internal — hanya dengan data agregat yang telah dianonimkan.

Kami tidak menjual data pribadi, tidak membagikannya untuk iklan, dan tidak memakai Data Kandidat untuk kepentingan sendiri, termasuk untuk melatih model AI.

5. Berbagi data dan sub-prosesor

Data hanya dibagikan kepada sub-prosesor yang membantu kami menjalankan Layanan — penyedia cloud hosting dan basis data, payment gateway, penyedia notifikasi WhatsApp/email, dan penyedia pemantauan sistem berbasis AI — sebagaimana tercantum di Lampiran B DPA. Setiap sub-prosesor terikat kewajiban pelindungan data yang setara. Penambahan atau penggantian sub-prosesor diberitahukan kepada pelanggan minimal 14 hari sebelumnya.

Kami dapat mengungkapkan data bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau perintah otoritas yang berwenang.

6. Transfer ke luar negeri

Apabila pemrosesan melibatkan transfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia, termasuk karena lokasi server atau sub-prosesor, kami memastikan pelindungan yang setara atau lebih tinggi sesuai UU PDP dan memberitahukannya kepada pelanggan.

7. Penyimpanan dan retensi

• Data formulir situs disimpan selama diperlukan untuk menindaklanjuti permintaan Anda dan paling lama 24 bulan, kecuali Anda menjadi pelanggan.
• Data akun dan tagihan disimpan selama berlangganan, dan setelahnya sepanjang diwajibkan peraturan (misalnya perpajakan).
• Data Kandidat disimpan selama LPK berlangganan. Setelah berakhir, LPK dapat mengekspor datanya selama 30 hari; setelah itu data dihapus permanen dari sistem produksi, dan dari cadangan sesuai siklus pencadangan (retensi 14 hari).

8. Keamanan

Langkah keamanan minimum kami mencakup:

• enkripsi saat transit (TLS 1.2 ke atas) dan saat disimpan (AES-256 atau setara);
• isolasi data antar-LPK pada tingkat basis data;
• kontrol akses berbasis peran dan autentikasi dua langkah untuk akun Owner dan administrator;
• log audit atas akses ke Data Kandidat, termasuk akses personel kami — yang hanya terjadi untuk dukungan teknis atas permintaan LPK atau untuk memenuhi kewajiban hukum;
• pencadangan harian dengan retensi 14 hari dan uji pemulihan berkala;
• pengujian keamanan berkala dan pembaruan sistem secara rutin.

9. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

• mendapatkan informasi tentang pemrosesan data Anda dan mengakses salinannya;
• memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap;
• meminta penghapusan data, dan menarik kembali persetujuan yang telah diberikan;
• mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu;
• mendapatkan data Anda dalam format yang umum dipakai.

Kirim permintaan ke support@zenseworks.id. Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum memprosesnya. Untuk Data Kandidat, permintaan diteruskan ke LPK selaku Pengendali Data.

10. Cookie dan penyimpanan lokal

Situs ini tidak memakai cookie iklan atau pelacak pihak ketiga. Kami hanya memakai penyimpanan yang diperlukan: preferensi tema terang/gelap di peramban Anda, dan cookie sesi untuk staf yang masuk ke area admin. Panel dan aplikasi memakai cookie sesi agar Anda tetap masuk.

11. Kegagalan pelindungan data

Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberitahu pelanggan terdampak tanpa penundaan dan paling lambat 3 x 24 jam sejak mengetahuinya, memuat data yang terdampak, kapan dan bagaimana terjadi, serta langkah penanganan dan pemulihan. Untuk data yang kami kendalikan sendiri, kami memberitahu Anda dan otoritas sesuai UU PDP.

12. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Perubahan material diberitahukan kepada pelanggan melalui email terdaftar atau pemberitahuan dalam aplikasi minimal 14 hari sebelum berlaku, dan versi terbaru selalu tersedia di halaman ini.

13. Kontak

PT Zense Works (nama resmi menunggu pengesahan AHU)
Email: support@zenseworks.id
WhatsApp bisnis: [nomor WhatsApp bisnis]
Alamat: [alamat kantor PT Zense Works]